I. Introduction▲
Dans un environnement de travail moderne, la productivité dépend de la fluidité entre les outils utilisés. ONLYOFFICE DocSpace, en tant que plateforme collaborative dédiée à la gestion documentaire, devient encore plus puissant lorsqu’il est intégré à d’autres services via Zapier.
Ce guide vous explique comment fonctionne cette intégration, ce qu’elle permet concrètement, comment la mettre en place avec des modèles prêts à l’emploi ou des Zaps personnalisés.
II. Comment fonctionne l’intégration▲
L’intégration d’ONLYOFFICE DocSpace avec Zapier permet d’automatiser des tâches répétitives et de connecter DocSpace à des centaines d'autres services sans avoir à coder. Elle facilite la gestion documentaire dans votre entreprise et assure une meilleure collaboration entre les outils que vous utilisez déjà.
Zapier agit comme un pont entre DocSpace et d'autres services. Il permet de créer des automatisations appelées Zaps, qui relient deux apps via un déclencheur (trigger) et une action (action).
Plateformes compatibles via Zapier : Slack, Discord, Asana, HubSpot, Gmail, Trello, Google Sheets, ClickUp, Notion et plus de 5 000 autres services.
Scénario d’automatisation : prenons le cas d’une entreprise où l’équipe marketing travaille sur des supports de communication. Une fois qu’un document est prêt, il est ajouté dans une salle DocSpace spécifique. Grâce à Zapier, cet événement déclenche automatiquement deux actions : une notification est envoyée dans un canal Slack dédié à l’équipe commerciale, et une tâche est créée dans Asana pour que le document soit validé ou exploité.
III. Prérequis▲
- Compte ONLYOFFICE DocSpace (gratuit ou payant)
Vous devez disposer d’un espace DocSpace avec l’accès Administrateur de DocSpace pour obtenir l’URL, l’e-mail et le mot de passe nécessaires à l’autorisation du connecteur.
- Compte Zapier (gratuit ou payant)
Créez un compte Zapier ou connectez-vous à votre compte existant pour accéder au tableau de bord des applications.
- Accès aux applications cibles
Assurez-vous d’avoir les droits nécessaires dans chaque service (Slack, Asana, HubSpot, Discord, etc.) pour autoriser Zapier à y effectuer des actions.
IV. Comment démarrer l’intégration▲
IV-A. Connecter des applications à Zapier▲
Tout d’abord, il faut ajouter des applications à votre Zapier. Pour ce faire :
Sur le tableau de bord de Zapier, allez dans la section Apps sur le panneau de gauche.
Cliquez sur + Ajouter une connexion et recherchez ONLYOFFICE DocSpace dans la liste.
Indiquez l’URL de DocSpace, votre e-mail et votre mot de passe pour autoriser la connexion. Pour vous connecter, cliquez sur Oui, continuer vers ONLYOFFICE DocSpace.
Après ces étapes, ONLYOFFICE DocSpace apparaîtra dans votre liste d’applications connectées sur Zapier.
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Après, suivez les étapes ci-dessus pour ajouter l’application que vous souhaitez synchroniser avec DocSpace.
IV-B. Trouver le modèle nécessaire▲
Pour simplifier la vie des utilisateurs, ONLYOFFICE propose des modèles de Zaps préconfigurés. Ces modèles couvrent des cas courants, comme la notification lorsqu’un fichier est ajouté ou la création automatique de tâches.
Allez sur la page Zapier d’ONLYOFFICE DocSpace, où vous trouverez des Zaps préconfigurés. Parmi les modèles disponibles, choisissez un modèle.
Cliquez Essayer pour continuer.
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Prenons, par exemple, l’intégration de DocSpace avec Asana. Voici les modèles proposés pour cette option :
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Parmi les modèles disponibles, choisissez « Attacher de nouveaux fichiers ONLYOFFICE DocSpace aux tâches Asana ».
IV-C. Configurer le déclencheur▲
Le déclencheur détermine le moment où l’automatisation commencera. Dans ce cas, le Zap s’activera chaque fois qu’un nouveau fichier sera ajouté à une salle dans ONLYOFFICE DocSpace.
Pour que le déclencheur fonctionne correctement, sélectionnez la salle où les fichiers seront créés. Allez dans l’onglet Déclencheur et sélectionnez ID de salle et ID de dossier (optionnel) dans la liste déroulante.
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En outre, si vous souhaitez personnaliser le déclencheur, vous pouvez le régler :
- Événement qui provoquera l’action Asana dans l’onglet Application et événement ;
- Compte si vous êtes connecté à plusieurs comptes DocSpace.
Une fois qu’il est configuré, testez-le. Allez dans l’onglet Test et cliquez sur Tester le déclencheur. Si le test a réussi, cliquez sur Continuer.
IV-D. Vérifier l’action Zapier▲
Puisque nous utilisons le modèle Attacher de nouveaux fichiers ONLYOFFICE DocSpace aux tâches Asana, Zapier doit effectuer une action supplémentaire, à savoir télécharger le document créé à partir de DocSpace. Cette action sera effectuée automatiquement.
Comme à l’étape précédente, personnalisez les paramètres suivants :
- la salle où se trouve le fichier ;
- le dossier dans lequel se trouve le fichier (facultatif) ;
- l’ID du fichier.
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Si tout est configuré, allez dans l’onglet Test et cliquez sur Tester l’action. Pour passer à l’étape suivante, cliquez sur Continuer.
IV-E. Configurer l’action▲
Ensuite, vérifiez la configuration de l’action qui se produira dans Asana lorsqu’un nouveau fichier est téléchargé sur DocSpace.
Ici, il est important de définir le projet et la tâche auxquels le fichier DocSpace sera attaché.
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Bien à savoir : dans la configuration des actions dans DocSpace, vous pouvez aussi définir :
- Types de salles (collaboration, publiques, remplissage de formulaires, personnalisées) ;
- Rôles d’utilisateur dans la salle (responsable de salle, créateur de contenu) ;
- Invitation automatique d’utilisateurs externes (action “Inviter un invité”).
Ensuite, cliquez sur le bouton Tester l’étape. Si le test est réussi, cliquez sur Publier.
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Voilà, c’est fait ! Votre Zap est maintenant configuré et vous verrez automatiquement les pièces jointes dans Asana lorsque vous créerez un nouveau fichier dans votre DocSpace.
V. Création d’un Zap personnalisé▲
Si aucun modèle ne correspond exactement à votre besoin, vous pouvez créer votre propre automatisation depuis zéro.
- Connectez-vous à votre compte Zapier.
- Cliquez sur Créer Zap.
- Choisissez ONLYOFFICE DocSpace comme application déclencheur.
- Sélectionnez l’un des événements proposés, comme “Nouveau fichier ajouté dans une salle”.
- Connectez votre compte DocSpace en saisissant : l’URL de votre instance et vos identifiants.
- Définissez l’action dans une autre application.
- Personnalisez les données utilisées (ex. : le nom du fichier, la salle d’origine, le lien direct).
- Testez votre Zap, puis activez-le.
Nommez clairement vos Zaps pour retrouver rapidement vos automatisations et vos espaces de travail.
VI. Cas d’usage dans différentes plateformes▲
Voici quelques idées concrètes de ce que vous pouvez faire avec Zapier et DocSpace selon les outils que vous utilisez :
Slack : envoyer des notifications Slack pour les nouveaux fichiers DocSpace.
Discord : envoyer des messages sur le canal Discord pour les nouvelles salles DocSpace.
Asana : générer des tâches Asana pour les nouveaux dossiers de ONLYOFFICE DocSpace.
Trello : créer de nouveaux tableaux Trello pour chaque nouvelle salle créée dans ONLYOFFICE DocSpace.
VII. Conclusion▲
En connectant ONLYOFFICE DocSpace à vos services d’entreprise via Zapier, vous gagnez en productivité, réduisez les tâches manuelles et améliorez la collaboration tant interne qu’externe. Profitez des modèles prêts-à-l’emploi ou créez vos propres Zaps pour adapter l’automatisation à vos besoins spécifiques.
VIII. Ressources utiles▲
IX. Remerciements Developpez.com▲
Nous tenons à remercier Malick pour la mise au gabarit.