ONLYOFFICE : comment connecter et configurer ONLYOFFICE Docs à Nextcloud

Daria Lapikhina

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- Titre : ONLYOFFICE : comment connecter et configurer ONLYOFFICE Docs à Nextcloud

- Auteur : Daria Lapikhina

- Parution : 6 juillet 2022

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Sommaire

- I. Introduction

- II. Formats pris en charge

- III. Prérequis

- IV. Connexion ONLYOFFICE à Nextcloud

- V. Configuration

- V-A. Autorisations de partage

- V-B. Thème d’interface sombre

- VI. Commencer à utiliser

- VI-A. I. Pour créer un nouveau document

- VI-B. Pour convertir un document au format Office Open XML

- VI-C. Pour créer un modèle de formulaire

- VI-D. Pour remplir un formulaire

- VII. Remerciements Developpez.com

I - Introduction

ONLYOFFICE Docs connecté à Nextcloud permet aux utilisateurs de créer et de travailler à plusieurs sur des documents texte, des feuilles de calcul, des présentations et des formulaires (documents avec des champs que l’on peut remplir) ainsi que d’afficher et créer des PDFs ou d’en convertir en DOCX.

Les fonctionnalités et caractéristiques principales sont :

- prise en charge des fichiers MS, compatibilité maximale avec les formats docx, xlsx et pptx ;

- collaboration sur des documents à partir de plusieurs instances fédérées Nextcloud connectées à une instance ONLYOFFICE ;

- interface facile à utiliser et prise en main rapide ;

- droits d’accès flexibles : on peut accéder aux documents en mode édition, révision, commentaire seul, remplissage de formulaire ou visualisation, on peut également limiter l'impression, le téléchargement et la copie ;

- gamme d’outils collaboratifs : deux modes de coédition (en temps réel ou avec verrouillage des paragraphes), révision, suivi des modifications, historique des versions, commentaires, chat intégré ;

- protection des documents à l'aide des filigranes ou à l'aide du mot de passe ;

- JWT support pour l'échange sécurisé.

II - Formats pris en charge

- À modifier et afficher : DOCX, XLSX, PPTX, CSV, TXT, DOCXF.

- À afficher : PDF.

- À remplir les formulaires : OFORM.

- À modifier en utilisant la conversion OOXML : ODT, ODS, ODP et RTF.

- À convertir aux formats Office Open XML en utilisant l'option Convert with ONLYOFFICE : DOC, DOCM, DOT, DOTX, EPUB, HTM, HTML, ODP, ODT, POT, POTM, POTX, PPS, PPSM, PPSX, PPT, PPTM, RTF, XLS, XLSM, XLT, XLTM, XLTX.

Dans cet article, nous allons expliquer comment connecter et intégrer ONLYOFFICE à Nextcloud pour un travail sur les documents bureautiques.

III - Prérequis

Tout d’abord, vous avez besoin d’une instance ONLYOFFICE Docs. À partir de la version 7.1, vous pouvez l’installer sur les appareils avec l’architecture ARM qui offre de hautes performances, une efficacité énergétique et une sécurité intégrée.

Il existe plusieurs options d’installation : DEB, RPM, Snap, Univention, Amazon, Cloudron, Kubernets ou Docker (recommandée).

Pour l’installation avec Docker effectuez la commande :

docker run -itd -p 80:80 onlyoffice/documentserver-de

IV - Connexion ONLYOFFICE à Nextcloud

Une fois que vous avez deux solutions installées, vous pouvez les connecter grâce à l’application d’intégration. Elle est disponible au téléchargement depuis Nextcloud App Store ou GitHub.

Dans Nextcloud App Store trouvez Apps —> Tools —> ONLYOFFICE —> cliquez Download and enable.

Si vous souhaitez installer le connecteur manuellement, téléchargez-le sur GitHub et suivez le guide complet.

V - Configuration

Afin de configurer les paramètres de l'application ONLYOFFICE, veuillez passer à Settings —> Administration —> ONLYOFFICE.

Dans la section Server settings, configurez les options suivantes :

1. ONLYOFFICE Docs address - indiquez l'adresse URL du Document Editing Service. Ce champ est obligatoire. Lorsque vous installez ONLYOFFICE Docs sur un port personnalisé il vous faut spécifier le port, par exemple :

http://127.0. 0.1:8081/

2. Disable certificate verification (insecure) - cochez cette case afin de désactiver la vérification du certificat et d'autoriser Nextcloud à établir la connexion avec ONLYOFFICE Docs lorsque vous utilisez un certificat autosigné pour votre ONLYOFFICE Docs (sinon, Nextcloud ne validera pas un certificat autosigné et n'autorisera pas la connexion à/depuis ONLYOFFICE Docs). C'est une solution non sécurisée et nous recommandons vivement de remplacer le certificat par celui émis par une autorité de certification.

3. Secret key - indiquez la clef secrète utilisée pour signer les données. Elle est utilisée pour valider le jeton JSON sur la demande lors de la connexion d'ONLYOFFICE Docs et pour assurer l’édition sécurisée de vos fichiers. Vous devez également spécifier la même clef secrète dans le fichier de configuration ONLYOFFICE Docs pour activer la validation (En savoir plus).

Les chemins d'accès pour trouver la configuration JWT du côté ONLYOFFICE Docs :

- pour Linux - /etc/onlyoffice/documentserver/local.json ;

- pour Windows - %ProgramFiles%\ONLYOFFICE\DocumentServer\config\local.json.

Dans la section Common settings, vous pouvez configurer les options suivantes :

- Restrict access to the editors to following groups - cochez cette case et sélectionnez les groupes d'utilisateurs qui ne seront pas autorisés à utiliser les éditeurs ONLYOFFICE de Nextcloud ;

- Use ONLYOFFICE to generate a document preview - cochez cette case pour générer des miniatures avec ONLYOFFICE. Cela prend de l'espace disque ;

- Open file in the same tab - cochez cette case afin d'ouvrir un fichier dans l'onglet actuel du navigateur. Lorsque cette option est désactivée, le fichier est ouvert dans un nouvel onglet du navigateur ;

- La fonction Keep metadata for each version once the document is edited permet de garder les métadonnées et d'afficher les modifications pour chaque version du document dans l'historique des versions. Cela prend de l'espace disque. Il est possible d'utiliser le bouton Clear afin de supprimer les métadonnées et de libérer de l'espace disque ;

- La fonction The default application for opening the format permet de cocher les formats à associer avec les éditeurs ONLYOFFICE. Les formats docx, xlsx et pptx sont choisis par défaut ;

- Open the file for editing - permet aux administrateurs de choisir les formats de documents afin d'apporter des modifications en utilisant la conversion en formats OOXML. Les formats csv et txt sont choisis par défaut.

Dans la section Editor customization settings vous pouvez configurer les options suivantes :

- la fonction Keep intermediate versions when editing (forcesave) permet d'envoyer toutes les modifications vers le stockage directement, en cliquant sur le bouton Save dans l'interface des éditeurs ONLYOFFICE, afin d'éviter la perte de données. Lorsque cette option est désactivée, vos modifications sont enregistrées automatiquement en cache des éditeurs ;

- les éléments de l'interface des éditeurs que vous envisagez de masquer / afficher peuvent être sélectionnés (Chat, More compact header, Feedback & Support, Help, Monochrome toolbar header) ;

- la fonction Review mode for viewing permet de définir par défaut le mode d'affichage de révision des documents.

- Balisage - pour mettre en surbrillance les modifications suggérées.

- Final - pour afficher avec les modifications appliquées.

- Original - pour afficher le document d'origine sans modifications.

Après que les modèles sont ajoutés aux paramètres administrateur, les utilisateurs ont la possibilité de choisir un modèle lors de la création d'un nouveau document en utilisant le bouton Ajouter une icône + add dans l'interface de Nextcloud ou en utilisant le menu File > Create new dans l'interface des éditeurs ONLYOFFICE.

Dans la section Secure view settings, vous pouvez protéger les documents par l'intégration d'un filigrane.

Après avoir modifié les paramètres de l'application, cliquez sur le bouton Save sous chaque section pour enregistrer les modifications.

V-A - Autorisations de partage

À partir de la version 7.4, le connecteur ONLYOFFICE-Nextcloud permet d’activer des autorisations de partage avancées. En plus de l’accès complet et la lecture seule, vous pouvez activer :

- Commentaires pour autoriser les commentaires et la mention d’utilisateurs dans les commentaires si un utilisateur dispose d’un accès en lecture seule. Ce type d’autorisations est disponible pour les documents et les feuilles de calcul.

- Révision pour permettre aux utilisateurs disposant d’un accès en mode lecture seule de suggérer des modifications à l’aide du suivi des modifications dans le document sans en modifier réellement le contenu. Ce type d’autorisations n’est disponible que pour les documents texte.

- Filtres personnalisés. Si un utilisateur partage une feuille de calcul avec un accès complet, il est possible de désactiver le filtrage de la version de l’auteur de la feuille de calcul et d’autoriser uniquement le filtrage personnalisé en mode personnel.

Pour activer l’utilisation des permissions avancées de Nextcloud en tant qu’administrateur :

1. allez dans les paramètres ONLYOFFICE ;

2. cochez « Fournir des autorisations avancées de documents en utilisant ONLYOFFICE Docs ».

Une fois l’option activée, vous pouvez trouver les autorisations supplémentaires dans l’onglet Avancé du panneau du document.

V-B - Thème d’interface sombre

Le thème sombre permet de travailler avec confort même dans les environnements à faible luminosité en réduisant la fatigue des yeux. Désormais, vous pouvez régler le thème de l’interface ONLYOFFICE Docs sur Clair, Clair classique ou Sombre dans les paramètres. Pour activer le thème souhaité pour les utilisateurs, cochez la case correspondante dans la section « Thème par défaut de l’éditeur » dans les paramètres du connecteur.

VI - Commencer à utiliser

Maintenant, il est possible de commencer à travailler avec les documents dans Nextcloud grâce à ONLYOFFICE.

VI-A - I. Pour créer un nouveau document

1. Ouvrez le dossier nécessaire au sein de Nextcloud.

2. Cliquez sur le bouton Ajouter une icône + add.

3. Choisissez le type approprié de fichier. Document, Feuille de calcul ou Présentation.

1. Tapez le nom du document et cliquez sur Enter.

2. Optionnel. Lorsque quelques modèles sont ajoutés par l'administrateur, sélectionnez le modèle nécessaire et cliquez sur Create.

VI-B - Pour convertir un document au format Office Open XML

1. Ouvrez le dossier contenant le document nécessaire.

2. Cliquez sur le bouton More.

3. Cliquez sur l'option Convert with ONLYOFFICE.

VI-C - Pour créer un modèle de formulaire

1. Ouvrez le dossier nécessaire au sein de Nextcloud.

2. Cliquez sur le bouton Ajouter une icône + add.

3. Choisissez l'option Form template

1. Tapez le nom du document et cliquez sur Enter.

2. Choisissez si vous souhaitez créer un formulaire à partir d'un fichier texte existant From text document ou commencer par le créer à partir du zéro à l'aide de l'option Blank.

3. Vous serez redirigé vers l'éditeur ONLYOFFICE correspondant.

4. Enregistrez le modèle de formulaire sous .docxf pour pouvoir le modifier, le revoir ainsi que collaborer sur ce modèle par la suite.

VI-D - Pour remplir un formulaire

1. Cliquez sur l'icône Actions située à droite du fichier et choisissez l'option Fill in form in ONLYOFFICE.

VII - Remerciements Developpez.com

Nous tenons à remercier Malick pour la mise au gabarit et escartefigue pour la relecture orthographique.