Apprendre comment créer les formulaires à remplir en ligne avec ONLYOFFICE Docs

ONLYOFFICE Docs est une suite bureautique en ligne à code source ouvert qui comporte les éditeurs de documents texte, de feuilles de calcul et de présentations. Dans la version 7.0, dont les nouveautés sont présentées dans cet article, les développeurs ont ajouté la toute nouvelle fonctionnalité ONLYOFFICE Forms.

ONLYOFFICE Forms est conçue pour faciliter le travail avec les documents électroniques comme les accords juridiques, contrats de travail, rapports, formulaires d'admission, modèles d’offre d'emploi, questionnaires, etc. Maintenant, vous êtes capable de créer, modifier et coéditer les formulaires à remplir en ligne. Les champs sont similaires aux contrôles de contenu standards, mais disposent de propriétés avancées. Le document résultant peut être enregistré comme un fichier PDF standard ou .oform pour le partager et le remplir en ligne.

Dans ce tutoriel, nous allons vous montrer comment créer un formulaire à remplir avec ONLYOFFICE Docs v7.0.

Voyons maintenant comment créer un formulaire de contrat de vente en utilisant différents types de champs à remplir.

Tout d'abord, il faut créer un modèle de formulaire au format .docxf. Il y a trois façons de le faire :

• à partir du zéro ;
• à partir d'un fichier .docx existant (la prise en charge d'autres formats de texte sera bientôt disponible) ;
• à partir des modèles prêts à l’emploi disponibles dans la bibliothèque sur le site officiel.

Nous prendrons un accord de vente au format .docx utilisé précédemment sans champs.

Cliquons sur le bouton Créer -> Modèle de formulaire -> À partir d'un fichier texte existant. Recherchons le document nécessaire.

Le document .docx sera converti au format .docxf.

Une fois que le contenu d'un formulaire est prêt, nous pouvons ajouter des champs à remplir. Ils sont disponibles dans l'onglet Formulaires.

Veuillez noter que l'onglet « Formulaire » n'est disponible que lorsque vous créez un modèle de formulaire ou que vous ouvrez un formulaire existant au format docxf.

Champs texte

Tout d'abord, nous ajoutons des lignes de texte simples. Nous les utiliserons pour une petite quantité d'informations, comme les noms et prénoms de l'acheteur et du vendeur, les adresses et les dates (le champ spécial pour les dates avec calendrier sera ajouté prochainement).

Allons dans l'onglet Formulaire -> Champ de texte.

Par défaut, il est possible de saisir un nombre quelconque de caractères dans la zone de saisie de taille standard. Pour personnaliser les champs, ouvrons les propriétés du champ dans la barre latérale droite.

Il y a deux champs avec le nom complet du vendeur dans le document. Pour simplifier le remplissage de ces champs et éviter les erreurs et les fautes de frappe, nous pouvons associer ces champs à l'aide du paramètre Clé.

Nous créons la clé Vendeur et la choisissons pour les champs nécessaires. Maintenant, lorsque les utilisateurs remplissent un champ, les données dans d'autres champs apparaîtront automatiquement.

Pour donner un indice aux destinataires, nous ajoutons Entrer le nom complet du Vendeur dans un espace réservé et John Smith dans le conseil (il apparaît lorsque le curseur est placé sur le champ).

Cochons la case Requis pour rendre le champ obligatoire à remplir.

Verrouillons les paramètres des champs pour ne pas les modifier accidentellement lorsque nous travaillons sur les formulaires.

De la même façon, nous allons créer les champs de texte dans tout le document.

Les champs de texte peuvent être divisés en cellules distinctes pour chaque caractère. Nous les utiliserons pour le numéro de téléphone afin de rendre les chiffres plus visibles.

Créons un champ de texte comme à l'étape précédente. Dans la barre latérale droite, nous cochons le champ Taille de champ fixe et définissons la Limite de caractères à 12. Ensuite, nous choisissons le peigne de caractères, définissons la largeur de la cellule, et la couleur de la bordure. Ainsi, chaque chiffre sera dans une cellule séparée.

Dans espace réservé, nous définissons le format de saisie du numéro de téléphone +12345678910.

Choix unique

Dans les clauses d'accord prévoyant le choix d'une option dans une liste prédéfinie, nous utiliserons des Boutons radio.

Pour les ajouter dans la clause Prix d'achat, nous plaçons le curseur sur la ligne appropriée et choisissons Bouton radio. Tous les boutons créés sont automatiquement fusionnés dans le groupe 1. L'utilisateur ne peut sélectionner qu'un seul bouton parmi ceux qui ont la même clé de groupe. Il est également possible de renommer la clé de groupe et de regrouper les boutons dans la barre latérale droite.

Pour ces boutons, nous définissons la clé de groupe Prix d'achat.

Dans la clause de paiement suivante, nous ajoutons également des boutons radio. Puis, dans les propriétés de l'un des boutons, nous créons une nouvelle clé de groupe, Options de paiement et la sélectionnons pour les autres.

De cette façon, chaque groupe de boutons radio a son propre nom, et les boutons ne seront pas mélangés avec d'autres.

Choix multiple

Contrairement aux boutons radio, les Cases à cocher permettent de sélectionner plusieurs options. Dans notre contrat de vente, plusieurs procédures de paiement peuvent être appliquées. Donc, ici, nous ajoutons des cases à cocher aux lignes nécessaires.

Liste déroulante

Pour créer une liste donnée d'états où les litiges peuvent être résolus, nous pouvons utiliser une zone de liste déroulante ou une liste déroulante. La différence est que la zone de liste déroulante permet de saisir d’autres options, tandis que la liste déroulante permet de choisir uniquement parmi les options proposées.

Nous créons une Zone de liste déroulante.

Pour ajouter les états à choisir, nous entrons le nom d'un état dans le champ Options de valeur de la barre latérale droite et cliquons sur le signe plus. À l'aide des flèches vers le bas et vers le haut, nous pouvons modifier l'ordre des états dans la liste.

Maintenant, tous les champs sont ajoutés. Dans la barre d'outils, nous choisissons une seule couleur pour tous les champs afin de les rendre visibles.

Par défaut, le texte des champs est en police Arial, taille 11. Mais si nécessaire, le texte peut être mis en forme à votre choix.

Pour voir le formulaire résultant, allons dans l'onglet Formulaire -> Voir le formulaire. Cette option permet d'afficher le formulaire de manière à ce qu'il soit accessible aux utilisateurs disposant de droits d'accès au remplissage de formulaires.

Le contrat de vente est prêt à être rempli.

Enregistrons le modèle de formulaire sous forme de fichier PDF standard ou au format .oform pour le partager et le remplir en ligne.

Pour le faire en un clic, utilisons le bouton Enregistrer sous OFORM et partageons-le avec des droits d'accès de remplissage de formulaire.

Les utilisateurs peuvent également créer et remplir les formulaires en ligne, dans les applications de bureau ONLYOFFICE et remplir des formulaires en déplacement dans les applications mobiles gratuites pour iOs et Android. Les formulaires remplis peuvent être enregistrés au format PDF ou DOCX.

ONLYOFFICE Docs v7.0 avec les formulaires est disponible dans la version communautaire gratuite et la version pour les entreprises.

Les formulaires peuvent être créés et remplis dans ONLYOFFICE Desktop Editors.

Les connecteurs, par exemple pour Nextcloud, ownCloud, Confluence, Alfresco, Nuxeo, etc. disposent aussi des formulaires. Consulter la liste complète des intégrations disponibles.

Documentation API

Code source ouvert sur GitHub

Nous tenons à remercier Malick pour la mise au gabarit et escartefigue pour la relecture orthographique.