ONLYOFFICE annonce qu'il est possible d'automatiser la solution collaborative en ligne ONLYOFFICE DocSpace avec n8n : créez des flux de travail documentaires sans écrire de code

ONLYOFFICE annonce qu'il est possible d'automatiser la solution collaborative en ligne ONLYOFFICE DocSpace avec n8n : créez des flux de travail documentaires sans écrire de code

ONLYOFFICE annonce la disponibilité de nœuds officiels pour n8n, permettant d'automatiser les flux de travail autour de DocSpace sans développement spécifique. Cette intégration permet de connecter DocSpace à de nombreux services tiers afin d'automatiser des tâches récurrentes telles que la création de comptes, la gestion des documents ou l'envoi de notifications. L'intégration comprend deux nœuds : ONLYOFFICE DocSpace, destiné aux opérations réalisées via l'API DocSpace ; ONLYOFFICE DocSpace Trigger, qui déclenche un workflow lorsqu'un événement survient dans DocSpace.

ONLYOFFICE est une suite bureautique open source conçue pour les développeurs qui ont besoin de fonctionnalités d'édition de documents flexibles et prêtes à l'intégration. Elle comprend des éditeurs pour les documents, les feuilles de calcul, les présentations et les PDF, ainsi qu'une API robuste qui s'intègre à un large éventail de plateformes tierces et de systèmes de gestion de contenu. ONLYOFFICE DocSpace est la solution en ligne d'OnlyOffice qui permet aux équipes de collaborer facilement grâce à des salles personnalisables, de modifier le contenu partagé en temps réel, de travailler plus rapidement avec des assistants d'IA, tout en protégeant les données d'entreprise sensibles.

n8n est une société allemande de logiciels qui propose un langage de programmation visuel destiné à l'automatisation des flux de travail. Son produit est considéré comme une solution d'automatisation des flux de travail de type « low-code » et « fair code », s'inspirant de la programmation par flux de données. La plateforme n8n (logiciel/service) propose un éditeur visuel basé sur des nœuds pour l'automatisation impliquant d'autres applications commerciales et propriétaires, et prend en charge à la fois un service web auto-hébergé,[2][5] et un service de cloud computing géré.

ONLYOFFICE annonce la disponibilité de nœuds officiels pour n8n, permettant d'automatiser les flux de travail autour de DocSpace sans développement spécifique. Cette intégration permet de connecter DocSpace à de nombreux services tiers afin d'automatiser des tâches récurrentes telles que la création de comptes, la gestion des documents ou l'envoi de notifications.


Des tâches documentaires automatisées

Dans de nombreuses organisations, certaines opérations sont effectuées de manière répétitive : création d'une salle pour un nouveau client, ajout d'un collaborateur, téléversement de modèles de documents ou encore classement des formulaires reçus. Bien que ces opérations soient simples, elles peuvent devenir chronophages lorsqu'elles sont répétées quotidiennement.

Grâce aux nœuds officiels pour n8n, ONLYOFFICE DocSpace peut désormais être intégré à différents outils tels que Gmail, Slack, HubSpot, Airtable, un système RH ou un CRM afin d'automatiser ces traitements.

Qu'est-ce que n8n ?

n8n est une plateforme open source d'automatisation de workflows, comparable à Zapier ou Make, mais pouvant être auto-hébergée. Cette approche peut présenter un intérêt particulier pour les organisations qui déploient DocSpace sur leur propre infrastructure.

La plateforme propose une interface graphique dans laquelle chaque nœud représente une action ou un service. Lorsqu'un événement se produit — réception d'un e-mail, soumission d'un formulaire ou déclenchement planifié — le workflow exécute automatiquement les différentes étapes définies. n8n propose plus de 400 intégrations avec des applications et services tiers.

Les nœuds DocSpace

L'intégration comprend deux nœuds :

• ONLYOFFICE DocSpace, destiné aux opérations réalisées via l'API DocSpace ;
• ONLYOFFICE DocSpace Trigger, qui déclenche un workflow lorsqu'un événement survient dans DocSpace.

Opérations disponibles

Le nœud d'action permet notamment de gérer :

• Fichiers : téléverser, déplacer, copier, mettre à jour, supprimer, créer, récupérer des informations, générer des liens de partage ;
• Salles : créer, modifier, rechercher, archiver, inviter ou retirer des utilisateurs, gérer les rôles d'accès et les liens de partage ;
• Utilisateurs : inviter, rechercher, modifier les rôles, activer, désactiver ou supprimer des comptes ;
• Dossiers : créer, déplacer, copier, consulter le contenu, récupérer l'historique, partager ou supprimer.

Événements pris en charge

Le nœud Trigger peut réagir aux événements concernant :

• Fichiers : créer, télécharger, mettre à jour, copier, déplacer, supprimer, restaurer
• Dossiers : créer, mettre à jour, copier, déplacer, supprimer, restaurer
• Salles : créer, mettre à jour, copier, archiver, supprimer, restaurer
• Utilisateurs : créer, inviter, mettre à jour, supprimer
• Groupes : créer, mettre à jour, supprimer

Il devient ainsi possible, par exemple, d'envoyer automatiquement une notification Slack après le téléversement d'un fichier, de lancer un processus d'approbation lors de la création d'une salle ou encore de synchroniser les droits d'accès lorsqu'un utilisateur est supprimé.

Quelques exemples de workflows

La documentation présente plusieurs scénarios d'automatisation pouvant être réalisés avec les nouveaux nœuds.

Parmi eux :

• création automatique d'une salle client lorsqu'une opportunité est gagnée dans un CRM ;
• traitement des documents entrants avec analyse par un modèle d'IA après réception d'un e-mail ;
• création automatique d'un compte DocSpace lors de l'arrivée d'un nouvel employé ;
• archivage planifié des salles inactives depuis plus de 90 jours ;
• création d'une salle DocSpace à partir d'un formulaire de demande de projet.

Pour chacun de ces scénarios, un guide détaillé est disponible afin de reproduire le workflow étape par étape et de l'adapter aux besoins de son environnement.

Installation

L'utilisation nécessite une instance n8n (Cloud ou auto-hébergée) ainsi qu'un compte ONLYOFFICE DocSpace.

Le nœud peut être installé directement depuis le catalogue des nœuds n8n en recherchant « ONLYOFFICE DocSpace ».

Quatre méthodes d'authentification sont prises en charge :

• clé API ;
• authentification Basic ;
• OAuth2 ;
• jeton d'accès personnel.

Une fois les identifiants configurés, ils peuvent être réutilisés par l'ensemble des nœuds DocSpace d'un workflow. Des instructions d'installation et de configuration sont également disponibles dans la documentation officielle.

Autres cas d'usage

Au-delà des exemples présentés, les nœuds permettent également de mettre en œuvre des scénarios tels que :

• l'envoi automatique de rappels avant l'expiration de contrats ;
• la génération de rapports périodiques sur les droits d'accès aux salles ;
• l'archivage automatique de documents en fonction d'événements ;
• la synchronisation des comptes DocSpace avec un annuaire d'entreprise.

Les opérations exposées correspondent aux principales fonctionnalités disponibles via l'API DocSpace et peuvent être intégrées dans des workflows plus complexes au sein de n8n.

Liens utiles

Tutoriel complet : automatiser ONLYOFFICE DocSpace avec n8n

Documentation des nœuds ONLYOFFICE DocSpace pour n8n

Dépôt GitHub des nœuds ONLYOFFICE pour n8n

Documentation API d'ONLYOFFICE DocSpace