ONLYOFFICE DocSpace, la solution de collaboration en ligne d'OnlyOffice, s'intègre à la plateforme monday.com : une nouvelle collaboration documentaire

ONLYOFFICE DocSpace, la solution de collaboration en ligne d'OnlyOffice, s'intègre à la plateforme monday.com : une nouvelle collaboration documentaire

Une nouvelle intégration puissante vient enrichir l'écosystème des outils collaboratifs : ONLYOFFICE DocSpace est désormais disponible en tant qu'application officielle sur monday.com. Cette nouveauté ouvre la voie à une gestion documentaire fluide et centralisée directement au sein des tableaux de bord monday, avec toutes les fonctionnalités collaboratives avancées d'ONLYOFFICE.

ONLYOFFICE DocSpace est la solution en ligne d'OnlyOffice qui permet aux équipes de collaborer facilement grâce à des salles personnalisables, de modifier le contenu partagé en temps réel, de travailler plus rapidement avec des assistants d'IA, tout en protégeant les données d'entreprise sensibles.

Une collaboration documentaire directement dans monday.com

Grâce à cette application, les équipes peuvent désormais connecter leurs fichiers de travail à des "salles" DocSpace, conçues pour faciliter l'accès, l'édition, la coédition en temps réel et la gestion des autorisations. Chaque salle peut être liée à un tableau monday pour permettre aux membres de l'équipe de collaborer sur des documents sans quitter leur environnement de gestion de projet.

Fonctionnalités clés de l'intégration

• Liaison directe entre tableaux monday.com et salles DocSpace : chaque tâche ou projet peut disposer de son espace documentaire dédié.
• Édition collaborative en temps réel : les membres peuvent visualiser, modifier et commenter des fichiers simultanément.
• Gestion fine des droits d'accès : chaque utilisateur hérite d’un rôle spécifique, tel que créateur de contenu ou lecteur.
• Création rapide de salles : un clic suffit pour générer une nouvelle salle publique liée à un tableau monday.
• Accès sécurisé : fichiers partageables via des liens externes publics sans compromettre la sécurité.

Cas d’usage par secteur

→ Équipes distantes en gestion de projet : un tableau monday dédié au suivi des livrables peut être lié à une salle publique contenant tous les fichiers essentiels du projet.

→ Marketing : les documents d’une campagne (visuels, brouillons, accords) sont stockés dans une salle partagée, accessible à tous les collaborateurs du tableau.

→ Ressources humaines : manuels d'intégration, politiques internes et autres documents RH sont centralisés dans des salles reliées aux tableaux d’intégration.

→ Développement logiciel : une salle DocSpace peut contenir les spécifications, la documentation API et les plans de test associés à un tableau de sprint.

→ Collaboration client en agence : chaque client dispose d'une salle liée à son tableau où sont stockés les contrats, maquettes et documents validés.


Installation de l'application

1. Connectez-vous à votre compte monday.com en tant qu'administrateur.
2. Accédez à la marketplace monday.com.
3. Cliquez sur le bouton Installer pour ajouter l’application ONLYOFFICE DocSpace à votre espace de travail monday.
4. Activez-la dans tous les espaces ou limitez-la à certains.

Seuls les administrateurs peuvent désinstaller l’application.

Configuration rapide

1. Ouvrez un tableau monday.
2. Cliquez sur l’icône (+) et choisissez Apps.
3. Sélectionnez ONLYOFFICE DocSpace et ajoutez-la au tableau.
4. Connectez-vous avec vos identifiants DocSpace (URL, email, mot de passe).
5. Rendez-vous dans Outils de développement > JavaScript SDK dans DocSpace et ajoutez l’URL de votre espace monday.com.

Une fois connecté, vous recevrez une notification « Bienvenue à DocSpace Board » confirmant la réussite de l’intégration. Important : Les utilisateurs réguliers de monday.com ne peuvent utiliser l’application qu’une fois qu’elle a été entièrement configurée par un administrateur.

Utilisation : créer et gérer des salles

La collaboration dans ONLYOFFICE DocSpace commence par la création d’une salle, où votre équipe peut stocker des fichiers et y travailler en collaboration. Voici comment cela fonctionne.

Après avoir configuré l’application, l’administrateur de monday.com peut cliquer sur le bouton Créer une salle dans l’onglet DocSpace.

Une salle publique sera automatiquement créée dans ONLYOFFICE DocSpace. Deux balises prédéfinies seront attribuées : l’intégration de monday et les identifiants uniques.

Dans cette salle, les membres de l’équipe peuvent stocker, modifier et coéditer des documents bureautiques, y compris des documents texte, des présentations, des PDF et des feuilles de calcul.


Si vous décidez de supprimer ou d’archiver une salle liée à un tableau de monday.com, il est facile de se déconnecter. Il vous suffit de cliquer sur Déconnecter dans l’onglet de l’application. Vous pouvez ensuite créer une nouvelle salle si nécessaire.

Gestion des accès

• Les utilisateurs de monday ayant le rôle de membre de l’équipe sont automatiquement ajoutés à la salle DocSpace avec le rôle de créateur de contenu dans DocSpace, ce qui leur donne un accès complet à la visualisation, à l’édition, à la création et au téléchargement de fichiers.
• Les utilisateurs de monday ayant le rôle de lecteur ou d’invité ne seront pas automatiquement ajoutés à la salle. Cependant, ils peuvent consulter les fichiers via le lien externe public.
• Même si le tableau est partagé avec un groupe plus large (par exemple, « Tout le monde au projet X »), ces utilisateurs ne seront pas invités dans la salle, mais pourront accéder aux fichiers pour les consulter.
• Vous avez déjà un compte ONLYOFFICE DocSpace et un rôle de lecteur/invité sur monday.com ? En cliquant sur l’icône de l’engrenage dans l’onglet de l’application, vous pouvez accéder aux Paramètres de l’application pour vous connecter avec vos identifiants DocSpace, même si vous n’êtes pas un administrateur de monday.

Conclusion

L’application ONLYOFFICE DocSpace pour monday.com apporte un niveau de collaboration documentaire inédit pour les équipes qui souhaitent centraliser leurs processus, partager de l’information rapidement et sécuriser leurs échanges. Une installation simple, une gestion intuitive et une réelle fluidité dans l’édition des documents en font un allié de taille dans votre écosystème monday.